Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents ?
Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant cinq ans.
Les déclarations en douane doivent être conservées pendant trois ans.
Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés dix ans.
Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans.
Documents fiscaux
L'article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans [...] ».
Ce délai de conservation concerne notamment :
Documents sociaux
Les statuts de la société doivent être conservés pendant cinq ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés dix ans.
Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant trois ans.
Quelles sont les sanctions en cas de non conservation de vos documents ?
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.
C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. En effet, l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 € est « applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »