Congés payés : les règles essentielles à connaître pour vos salariés

Acquisition des jours, dates de départ, arrêt maladie, report ou indemnisation : la gestion des congés payés obéit à des règles précises. Le SYNASAV fait le point sur les principaux réflexes à connaître pour les employeurs.

Tous les salariés ont droit aux congés payés, qu’ils soient en CDI, CDD, apprentissage ou à temps partiel.

En principe, un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables, équivalant à cinq semaines, pour une année complète. Il est également possible de raisonner en jours ouvrés, généralement 25 jours par an, à condition que le calcul soit au moins aussi favorable au salarié.

La période de référence s’étend généralement du 1er juin au 31 mai, sauf dispositions conventionnelles différentes. Dans certaines entreprises affiliées à une caisse de congés payés, notamment dans le BTP, la période de référence peut être différente.

Qui décide des dates de congés ?

L’employeur organise les départs en congés en tenant compte des règles conventionnelles applicables et, le cas échéant, après consultation du CSE.

La période de prise des congés doit obligatoirement comprendre la période allant du 1er mai au 31 octobre. Les salariés doivent être informés de cette période au moins deux mois avant son ouverture.

L’employeur peut fixer ou refuser certaines dates en raison des nécessités de fonctionnement de l’entreprise, tout en respectant le droit du salarié à prendre effectivement ses congés. L’ordre des départs doit notamment tenir compte de la situation familiale, de l’ancienneté ou encore de l’activité éventuelle chez d’autres employeurs.

Les dates doivent être communiquées au salarié au moins un mois avant son départ. Une fois fixées, elles ne peuvent normalement plus être modifiées moins d’un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles.

Arrêt maladie : le salarié continue-t-il à acquérir des congés ?

Oui. C’est un point important à intégrer dans la gestion RH.

En cas de maladie ou d’accident d’origine non professionnelle, le salarié acquiert 2 jours ouvrables de congés par mois d’arrêt, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence.

En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, l’arrêt est assimilé à du temps de travail effectif : le salarié acquiert alors 2,5 jours ouvrables par mois, soit jusqu’à 30 jours ouvrables pour une année complète.

Congés non pris en raison d’un arrêt maladie : quel report ?

Lorsqu’un salarié n’a pas pu prendre ses congés à cause d’un arrêt maladie ou d’un accident, il bénéficie en principe d’une période de report de 15 mois. Un accord collectif peut prévoir une durée plus longue.

Après la reprise du travail, l’employeur doit informer le salarié, dans le mois suivant son retour, du nombre de jours de congés dont il dispose et de la date limite pour les prendre. Cette information doit être transmise par un moyen permettant d’établir une date certaine, notamment via le bulletin de paie.

Ce point doit faire l’objet d’une vigilance particulière : en l’absence d’information correcte du salarié, l’employeur ne peut pas systématiquement considérer que les droits sont perdus à l’expiration du délai de report.

Peut-on fractionner les congés ?

Le congé principal peut être fractionné.

En principe, le salarié doit toutefois bénéficier d’au moins 12 jours ouvrables consécutifs, pris entre le 1er mai et le 31 octobre en l’absence de dispositions conventionnelles différentes. Le congé principal ne peut généralement pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs.

Lorsque certaines journées du congé principal sont prises en dehors de cette période, des jours supplémentaires de fractionnement peuvent être dus, sauf règles conventionnelles différentes.

Comment calculer l’indemnité de congés payés ?

L’employeur doit comparer deux méthodes et retenir celle qui est la plus favorable au salarié :

• la règle du maintien de salaire, correspondant à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé.
• la règle du dixième, correspondant à 10 % de la rémunération brute prise en compte sur la période de référence.

Le montant de l’indemnité et les dates des congés doivent figurer sur le bulletin de paie.

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise sans avoir utilisé tous ses droits, une indemnité compensatrice de congés payés doit en principe lui être versée, quelle que soit la cause de la rupture du contrat.

Ce que doivent retenir les entreprises du SYNASAV

Pour limiter les erreurs dans la gestion des congés, les entreprises doivent notamment :

• suivre précisément les droits acquis par chaque salarié ;
• anticiper la période et l’ordre des départs ;
• respecter les délais d’information ;
• tenir compte des droits acquis pendant les arrêts maladie ;
• informer les salariés à leur retour lorsqu’un report de congés est nécessaire ;
• comparer les deux méthodes de calcul de l’indemnité.

Les règles peuvent être complétées ou aménagées par la convention collective, un accord d’entreprise ou des dispositions particulières, notamment pour les entreprises relevant d’une caisse de congés payés.

En cas de situation particulière, le SYNASAV recommande aux entreprises de se rapprocher de leur gestionnaire de paie, expert-comptable ou conseil en droit social avant toute décision.

Source : ministère de l’Économie – Bercy Infos Entreprises, « Tout savoir sur les congés payés de vos salariés », publié le 15 octobre 2026.