Facturation électronique : publication d’un guide pratique pour préparer l’échéance de septembre 2026

Toutes les entreprises concernées devront pouvoir recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026. La Direction générale des Finances publiques publie un guide pour sécuriser le démarrage de la réforme.

La Direction générale des Finances publiques vient de publier un guide pratique de démarrage de la facturation électronique au 1er septembre 2026. Ce document de 35 pages répond aux principales questions que peuvent rencontrer les entreprises au moment du déploiement de la réforme : choix d’une plateforme, réception des factures, incidents techniques, maintien des paiements, régularisation des flux ou encore prévention des doubles facturations.

Pour les entreprises du génie climatique, cette réforme doit être anticipée dès maintenant. Elle concernera aussi bien les factures reçues des fournisseurs que, selon le calendrier applicable à la taille de l’entreprise, les factures adressées aux clients professionnels.

Une première obligation pour toutes les entreprises dès septembre 2026

À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille. Cette obligation concerne également les entreprises qui bénéficient de la franchise en base de TVA.

À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront également :

• émettre leurs factures électroniques pour les opérations concernées ;
• transmettre à l’administration les données de facturation ;
• assurer, selon la nature de leurs opérations, la transmission des données de transaction et de paiement relevant du « e-reporting ».

Les PME, TPE et microentreprises devront, pour leur part, émettre leurs factures électroniques et transmettre les données concernées à partir du 1er septembre 2027. Elles devront néanmoins être prêtes à recevoir des factures électroniques un an plus tôt, dès septembre 2026.

Un PDF envoyé par courriel ne sera plus une facture électronique conforme

Au sens de la réforme, une facture électronique ne correspond pas simplement à un document PDF envoyé par courriel. Elle devra respecter un format électronique structuré ou mixte conforme et être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.

Les factures électroniques ne seront donc plus directement adressées du fournisseur à son client par les circuits habituels. Elles transiteront par une plateforme agréée, chargée de leur émission, de leur réception et de la transmission des données attendues par l’administration fiscale.

Une plateforme agréée devra être choisie

Chaque entreprise devra identifier la solution qu’elle utilisera pour recevoir ses factures électroniques. Elle pourra souscrire directement auprès d’une plateforme agréée ou passer par son environnement habituel : logiciel de facturation ou de comptabilité, solution de gestion, expert-comptable, banque ou autre prestataire connecté à une plateforme agréée.

Le guide recommande aux entreprises qui n’ont pas encore effectué cette démarche de s’en préoccuper sans attendre. Elles doivent notamment :

• vérifier la compatibilité de leur logiciel de facturation ou de comptabilité ;
• interroger leur éditeur, leur expert-comptable ou leur prestataire ;
• déterminer la plateforme agréée qui assurera la réception de leurs factures ;
• organiser les droits d’accès et les circuits internes de validation ;
• tester le traitement des factures et la récupération des pièces comptables ;
• conserver la trace des démarches engagées.

La liste officielle des plateformes agréées est publiée et actualisée par l’administration fiscale. Seules ces plateformes sont habilitées à transmettre et à recevoir les factures électroniques ainsi qu’à communiquer les données réglementaires à l’administration.

Ce que précise le nouveau guide en cas de difficulté

Le guide est principalement consacré à la phase de démarrage de septembre 2026. Il repose sur trois principes : le maintien du calendrier légal, la continuité de l’activité économique et l’engagement effectif des entreprises dans une démarche de mise en conformité.

En cas de problème technique ou organisationnel, l’entreprise ne devra pas interrompre son activité, bloquer systématiquement les factures reçues ou retarder artificiellement les paiements. Elle devra identifier la difficulté, contacter son prestataire et conserver les éléments démontrant les actions engagées pour la résoudre.

Une facture reçue exceptionnellement par courriel, sous forme de PDF ou sur papier ne devra pas être rejetée pour ce seul motif lorsqu’elle correspond à une opération réelle et comporte les informations nécessaires à son traitement. Elle pourra être comptabilisée et payée dans les conditions habituelles. Une régularisation par le circuit électronique pourra toutefois être nécessaire lorsque le fournisseur était légalement tenu d’utiliser ce circuit.

Une vigilance particulière devra alors être apportée afin d’éviter tout double paiement, double enregistrement comptable ou double déduction de TVA.

Une tolérance de démarrage, mais aucun report de la réforme

L’administration annonce une approche fondée sur la bienveillance à l’égard des entreprises qui rencontreraient de réelles difficultés au démarrage, dès lors qu’elles peuvent démontrer une trajectoire sérieuse et active de mise en conformité.

Cette position ne constitue toutefois ni un report du calendrier, ni une suspension des obligations. L’administration distinguera les difficultés techniques ou opérationnelles documentées des situations d’inertie, d’évitement ou de refus durable d’appliquer la réforme.

Il est donc conseillé de conserver les contrats, courriels, demandes d’assistance, comptes rendus de tests, messages d’erreur et échanges avec l’éditeur ou la plateforme. Ces éléments pourront permettre de démontrer que l’entreprise a anticipé la réforme et pris les mesures nécessaires pour résoudre les difficultés rencontrées.

Les points à vérifier dès maintenant

Pour les entreprises adhérentes du SYNASAV, plusieurs actions peuvent être engagées sans attendre :

1. Identifier les différentes catégories de factures émises et reçues : particuliers, entreprises, collectivités, fournisseurs ou sous-traitants.
2. Vérifier auprès de l’éditeur si le logiciel de devis et de facturation sera compatible avec la réforme.
3. Demander quelle plateforme agréée sera utilisée et connaître les éventuels coûts associés.
4. Vérifier les données clients indispensables, notamment les numéros SIREN et les informations relatives à la TVA.
5. Définir les personnes chargées de recevoir, contrôler, valider et comptabiliser les factures.
6. Former les collaborateurs concernés et réaliser des tests avant l’échéance.
7. Prévoir une procédure interne pour traiter les factures rejetées, les anomalies et les éventuels doublons.
8. Se rapprocher de son expert-comptable afin de coordonner les outils et les procédures.

Les entreprises qui travaillent avec des particuliers devront également examiner les obligations de e-reporting, qui portent sur la transmission à l’administration de certaines données relatives aux opérations ne relevant pas de la facturation électronique entre entreprises, notamment les transactions avec les consommateurs.

Le conseil du SYNASAV

La date du 1er septembre 2027 applicable à l’émission des factures par les PME et les microentreprises ne doit pas conduire à différer la préparation. La réception obligatoire dès septembre 2026 suppose que les logiciels, les plateformes et l’organisation administrative soient opérationnels.

Le SYNASAV recommande à ses adhérents de prendre contact dès à présent avec leur éditeur de logiciel, leur expert-comptable et leurs prestataires afin de disposer d’un calendrier précis de déploiement.

Télécharger le guide

Cet article présente les principales informations publiées par l’administration à la date de sa rédaction. Il ne se substitue pas aux textes en vigueur ni à l’analyse d’un conseil juridique, fiscal ou comptable au regard de la situation particulière de chaque entreprise.