Accueillir un stagiaire en 2026 : quelles obligations pour l’entreprise ?

Convention, durée, gratification, tutorat, sécurité, registre du personnel… Accueillir un stagiaire impose plusieurs règles à l’entreprise. Le SYNASAV fait le point sur les obligations à connaître avant, pendant et à la fin du stage en 2026.

Accueillir un stagiaire peut permettre à une entreprise de transmettre ses savoir-faire, de faire découvrir ses métiers et de contribuer à la formation de futurs professionnels. Dans les entreprises du génie climatique, le stage peut notamment permettre à un élève ou un étudiant de découvrir l’organisation d’une entreprise, la maintenance des équipements ou encore la relation client.

Le stage reste toutefois encadré par des règles précises. Il ne s’agit pas d’un contrat de travail et un stagiaire ne peut pas être utilisé pour occuper un emploi permanent ou remplacer un salarié.

Le stage doit s’inscrire dans un cursus de formation

Le stage étudiant doit être intégré dans un cursus scolaire ou universitaire. Le cursus concerné doit notamment comporter un volume pédagogique d’au moins 200 heures d’enseignement par année, hors période de stage. Dans l’enseignement supérieur, au moins 50 heures doivent être dispensées en présence des étudiants.

Les stages réalisés en dehors d’un cursus pédagogique sont donc interdits.

Attention également à ne pas confondre ce dispositif avec certaines périodes d’observation, notamment celles concernant des élèves mineurs, ou avec les stages relevant de la formation professionnelle continue, qui obéissent à des règles différentes.

Une convention de stage est obligatoire

Avant le début du stage, une convention doit être établie et signée par les différentes parties concernées : le stagiaire ou son représentant légal lorsqu’il est mineur, l’entreprise d’accueil, l’établissement d’enseignement, l’enseignant référent et le tuteur désigné dans l’entreprise.

La convention doit notamment préciser :

• la formation suivie par le stagiaire ;
• les compétences qu’il doit acquérir ou développer ;
• les missions et activités qui lui seront confiées ;
• les dates de début et de fin du stage ;
• la durée de présence prévue ;
• les noms de l’enseignant référent et du tuteur ;
• les modalités d’encadrement et de suivi ;
• les conditions d’absence et, le cas échéant, de congés ;
• le montant de la gratification et ses modalités de versement ;
• les avantages accordés au stagiaire ;
• les règles relatives à la protection sociale et aux accidents du travail ;
• les conditions éventuelles de suspension ou de résiliation du stage.

En cas de modification importante des conditions du stage, un avenant à la convention peut être nécessaire.

Le stagiaire ne peut pas remplacer un salarié

Les missions confiées doivent présenter un caractère pédagogique et correspondre aux objectifs de la formation.

Il est notamment interdit de recourir à un stagiaire pour :

• remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu ;
• occuper durablement un poste correspondant à l’activité normale de l'entreprise ;
• faire face à un accroissement temporaire d’activité ;
• occuper un emploi saisonnier ;
• effectuer des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

Pour une entreprise de maintenance en génie climatique, ce dernier point doit faire l’objet d’une vigilance particulière. Avant toute intervention technique ou déplacement sur un chantier ou chez un client, l’entreprise doit s’assurer que les missions prévues sont compatibles avec le contenu pédagogique du stage, les compétences du stagiaire et les règles de prévention et de sécurité applicables.

Le stagiaire ne doit donc pas être considéré comme un technicien supplémentaire pouvant intervenir de manière autonome simplement pour répondre aux besoins de production de l’entreprise.

Désigner un tuteur dans l’entreprise

Chaque stagiaire doit être accompagné par un tuteur désigné au sein de l’organisme d’accueil.

Le rôle du tuteur est notamment d’assurer l’accueil, l’accompagnement et le suivi du stagiaire pendant toute la durée de sa présence dans l’entreprise, en lien avec l’enseignant référent.

Un même tuteur ne peut pas assurer simultanément le suivi de plus de trois stagiaires dont les conventions sont en cours.

Combien de stagiaires l’entreprise peut-elle accueillir ?

Le nombre de stagiaires présents simultanément est encadré. Pour les entreprises de moins de 20 salariés, la limite est fixée à trois stagiaires maximum.

À partir de 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention est en cours pendant une même semaine civile ne peut, en principe, dépasser 15 % de l’effectif, le résultat étant arrondi à l’entier supérieur.

À titre d’exemple, une entreprise comptant 45 salariés peut accueillir simultanément jusqu’à sept stagiaires. Des règles particulières ou dérogatoires peuvent toutefois exister pour certaines périodes de formation en milieu professionnel.

Une durée maximale de six mois

Un même stagiaire ne peut effectuer plus de six mois de stage auprès d’un même organisme d’accueil au cours d’une même année d’enseignement.

Pour effectuer ce calcul :

• 7 heures de présence correspondent à une journée ;
• 22 jours de présence correspondent à un mois ;
• six mois correspondent à 924 heures de présence effective.

L’entreprise doit également assurer un suivi de la durée de présence du stagiaire.

Sur un même poste, lorsqu’un nouveau stagiaire succède à un précédent stagiaire, un délai de carence correspondant au tiers de la durée du stage précédent doit, en principe, être respecté. Ainsi, après un stage de six mois, le délai est de deux mois. Cette règle ne s’applique pas lorsque le stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

Gratification : 4,50 euros minimum par heure en 2026

La gratification devient obligatoire lorsque la durée du stage est supérieure à deux mois consécutifs ou lorsque, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, la durée cumulée dépasse deux mois.

Pour un stage réalisé de manière discontinue, le seuil est atteint à partir de la 309e heure de présence.

En 2026, le montant légal minimal correspond à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit 4,50 euros par heure de présence effective.

Attention : une convention collective ou un accord professionnel étendu peut prévoir un montant supérieur. L'entreprise doit donc vérifier les dispositions qui lui sont applicables.

Lorsque le seuil rendant la gratification obligatoire est atteint, celle-ci est due dès le premier jour du stage et versée mensuellement. Pour un stage dont la durée reste inférieure au seuil obligatoire, l’entreprise peut néanmoins décider de verser volontairement une gratification. Le montant et les modalités de versement doivent être précisés dans la convention.

Pas de DPAE, mais une inscription au registre unique du personnel

Le stagiaire n’étant pas titulaire d’un contrat de travail, l’entreprise n’a pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche – DPAE – auprès de l’Urssaf.

En revanche, les nom et prénom des stagiaires accueillis doivent être inscrits, dans leur ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

L’entreprise doit également être en mesure de présenter les conventions de stage en cas de contrôle.

Temps de présence et droits du stagiaire

Même s’il ne possède pas le statut de salarié, le stagiaire bénéficie de plusieurs protections.

Concernant notamment les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de présence, le travail de nuit, le repos quotidien et hebdomadaire ainsi que les jours fériés, sa présence doit respecter les règles applicables dans l’entreprise.

L'organisme d'accueil doit pouvoir décompter les durées de présence du stagiaire.

Lorsque le stage dure plus de deux mois, la convention doit également prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence.

Le stagiaire bénéficie par ailleurs, dans les conditions prévues par les textes, de l’accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant ainsi que de la prise en charge d’une partie de ses frais de transports publics domicile-lieu de stage dans les mêmes conditions que les salariés. Ces avantages viennent, le cas échéant, en complément de la gratification.

Une vigilance renforcée sur la sécurité dans le génie climatique

Pour les entreprises du SYNASAV, l’organisation du stage doit tenir compte de la réalité des métiers : déplacements, interventions chez les clients, équipements électriques, installations de chauffage ou de climatisation, manutention et environnements techniques.

Le Code de l’éducation interdit expressément de confier à un stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

Il est donc recommandé, avant le début du stage, de définir précisément avec l’établissement de formation les activités autorisées et le niveau d’accompagnement nécessaire, puis d'organiser l'accueil du stagiaire en tenant compte des règles de prévention applicables dans l'entreprise et sur les sites d'intervention.

La convention de stage ne dispense jamais l’entreprise de ses obligations en matière de santé et de sécurité.

Une attestation obligatoire à la fin du stage

À l’issue de la période d’accueil, l’entreprise doit remettre au stagiaire une attestation de stage.

Elle doit notamment mentionner :

• la durée effective totale du stage ;
• le montant total de la gratification versée, lorsqu’une gratification a été attribuée.

Ce document doit être conservé avec les autres éléments relatifs à l’accueil du stagiaire.

Quelles sanctions en cas de non-respect ?

Le non-respect des règles encadrant les stages peut entraîner une sanction administrative.

L’amende peut atteindre 2 000 euros par stagiaire concerné et jusqu’à 4 000 euros par stagiaire en cas de nouvelle infraction dans l’année suivant une première sanction.

Au-delà du risque financier, une utilisation du stage ne correspondant plus à une véritable situation de formation peut également exposer l’entreprise à d’autres difficultés juridiques.

Les réflexes à adopter avant l’arrivée d’un stagiaire

Avant de valider l’accueil d’un stagiaire, l’entreprise peut donc vérifier les points suivants :

• le stage est bien rattaché à un cursus de formation ;
• la convention est complète et signée avant le début du stage ;
• les missions correspondent à la formation suivie ;
• un tuteur a été désigné ;
• le quota de stagiaires est respecté ;
• la durée maximale est vérifiée ;
• le montant éventuel de la gratification a été calculé ;
• les règles de sécurité et les conditions d’intervention ont été définies ;
• le stagiaire sera inscrit dans la partie dédiée du registre unique du personnel ;
• une attestation lui sera remise à la fin du stage.

À retenir : accueillir un stagiaire ne consiste pas seulement à signer une convention. L’entreprise doit organiser une véritable période de formation, assurer un encadrement adapté et respecter les règles relatives à la durée, à la gratification, aux droits du stagiaire et à sa sécurité.

Les informations présentées dans cet article sont établies au regard des textes et informations officielles disponibles au 17 septembre 2026. Elles constituent une information générale et ne se substituent pas à l’analyse de la situation particulière de l’entreprise, de sa convention collective ou de la convention de stage concernée.

Sources principales : ministère de l’Économie – Bercy Infos Entreprises ; Service Public Entreprendre ; Code de l’éducation, notamment articles L.124-1 à L.124-20 et D.124-1 à R.124-13.